Mudança de ERP: 8 Passos para uma Migração Sem Erros e Riscos

A decisão de trocar o sistema de gestão empresarial pode ser um divisor de águas no dia a dia de qualquer organização. Já acompanhei de perto tanto processos suaves quanto verdadeiros pesadelos e, sinceramente, acredito que não existe mudança de ERP sem aquele friozinho na barriga. Esse texto é dedicado a quem quer transformar esse momento em um sucesso, reunindo recomendações práticas, aprendizados de campo e caminhos seguros para migrar sem dores. Preparado?

Como o ERP virou o cérebro de empresas brasileiras

Em 2024, segundo dados do IBGE, 70% das empresas brasileiras já utilizam sistemas integrados de gestão empresarial, também conhecidos como ERP (dados do IBGE). Isso transforma o assunto de migração de software em algo muito relevante – já que cada vez mais organizações precisam atualizar seus sistemas para se adaptar, crescer e vencer os obstáculos do mercado.

Especialmente no varejo, um ERP deixou de ser “legal ter” e passou a ser pré-requisito. Desde dados recentes da Receita Federal comprovam esse salto: 65% das empresas implementaram sistemas ERP com foco em melhor gestão fiscal e operacional em 2024. Eu mesmo, ao conversar com gestores e donos de loja, percebo como migrar de ERP aparece como solução para os problemas que não se resolvem só com planilhas ou sistemas isolados.

Mudar de ERP é mais que trocar de software. É um projeto de transformação.

Se você quer dar esse passo, seja para conquistar o omnichannel ou para profissionalizar de vez sua governança, continue lendo. Vou te mostrar o roteiro que, na minha visão, elimina arrependimentos e evita gambiarras.

Antes de qualquer coisa: por que migrar de ERP?

Alguns dos motivos mais comuns que encontro para uma troca de ERP:

• Problemas recorrentes na integração entre áreas
• Falta de relatórios em tempo real e análises robustas
• Dificuldade com obrigações fiscais e crescimento (multi-loja, multi-CNPJ)
• Necessidade de integrar físico e online em uma só plataforma
• Buscar uma ferramenta realmente preparada para o varejo brasileiro

Já vi negócios ficarem presos anos em sistemas engessados, pagando caro ou perdendo vendas por erros bobos. Outras lojas conseguem aumentar bastante o controle e até o crescimento passando para um ERP omnichannel, como a WM10 ERP Omnichannel faz. O que determina se a jornada será de sucesso? Planejamento, suporte especializado e foco total em dados.

Os desafios mais comuns na migração de ERP

Só quem já viveu sabe: mudar um sistema que faz parte de tudo dentro da empresa não é como instalar um aplicativo novo no celular.

• Migração de dados: informações antigas podem estar desatualizadas, duplicadas ou incompatíveis com o novo ERP.
• Envolvimento do time: o fator humano faz toda diferença, e a resistência natural ao novo pode sabotar o processo.
• Complexidade fiscal: cada estado pode exigir regras diferentes de impostos, CFOPs e documentos.
• Sistemas paralelos: durante a transição, pode ser necessário manter dois sistemas operando em paralelo por um tempo – o que exige cuidado para não perder vendas ou registros fiscais.
• Integrações: marketplaces, gateways e cadastro de produtos podem não ser 100% compatíveis, exigindo validações extras.

Um destaque: segundo pesquisa do Sebrae, 60% das pequenas empresas que migraram enfrentaram desafios significativos, mas 80% delas relataram avanços claros na gestão após a troca (pesquisa do Sebrae).

O passo a passo para uma migração segura de ERP

Aqui vai o roteiro que costumo indicar para clientes e parceiros. São oito etapas, cada uma com sua importância, para fugir dos erros que custam caro.

1. Defina os objetivos reais da migração

Pode parecer óbvio, mas a maioria dos projetos problemáticos nasce da ausência dessa clareza. Trocar de sistema apenas porque alguém prometeu funcionalidades novas, ou porque “todo mundo está fazendo”, geralmente termina em frustração.

• Liste exatamente o que não funciona hoje. Exemplo: demora para emitir nota, controlar estoque, integração ruim com e-commerce.
• Defina aonde quer chegar: Omnichannel? Controle multi-loja? Segurança fiscal sem dor de cabeça?
• Involva pessoas das áreas que mais sofrem. Pergunte o que esperam e em que precisam melhorar.

Em várias conversas com lojistas, percebo que quem acerta nos objetivos domina o processo, inclusive nos momentos tensos.

2. Escolha o fornecedor pelo que resolve, não só pelo preço

Não caia em armadilhas: ERP é o tipo de solução em que o mais barato pode sair caro. Pesquise, peça demonstrações, converse com quem já usa – e preste atenção ao suporte. Por exemplo, empresas que adotam soluções de ERP omnichannel costumam relatar menos problemas justamente por centralizarem tudo em uma plataforma só, sem gambiarras.

Para quem quer robustez, flexibilidade e integração de verdade entre PDV, loja virtual e marketplaces, plataformas como a WM10 se destacam especialmente em contextos multi-loja e multi-CNPJ.

Depois de definir a solução que atende (e escalará com) o seu negócio, passe para os próximos passos.

3. Planeje a migração dos dados com carinho

Esse é um capítulo à parte – tantos problemas já vi por falhas aqui. Trabalhe com um checklist:

• Identificação dos bancos de dados que serão migrados (clientes, produtos, vendas, compras, estoques, financeiro, fiscal etc.)
• Limpando antes de migrar: elimine cadastros duplicados e informações incompletas
• Mapeamento de origens e destinos – como estará cada campo no novo sistema?
• Teste de migração: faça um piloto, migre uma amostra pequena antes de partir para a base completa
• Valide tudo com o auxílio do fornecedor. E peça apoio caso o seu negócio tenha regras fora do comum.

Migração de dados deve ser criteriosa. Dado errado causa problema até anos depois.

4. Construa um cronograma realista, com margem para imprevistos

A pressa é inimiga da migração bem-feita. Já participei de projetos em que o time queria trocar tudo “num fim de semana”. O resultado: segunda-feira de caos. Por isso:

• Monte um cronograma dividido em etapas, prevendo períodos de testes e validações
• Reserve recursos (tempo e pessoas) para treinamento. Um sistema novo exige curva de aprendizado.
• Pensa em datas-chave do varejo e não marque a virada no meio do mês forte de vendas.

Compartilhe o plano com todos do time – informação clara reduz resistência e medo.

5. Implemente com acompanhamento próximo do fornecedor

Trocar de ERP pede presença real do fornecedor. Nos melhores projetos que vi, o time técnico acompanha os primeiros passos e responde dúvidas em tempo real, corrigindo até detalhes pequenos que fariam diferença depois. Prefira fornecedores que não “somem” após fechar o contrato.

• Abertura de chamados fácil e suporte acessível
• Treinamento para usuários-chave (fiscal, vendas, estoque, financeiro, TI, compras, gestão)
• Material de apoio simples, direto ao ponto

Aliás, um levantamento da CNI aponta que 75% das indústrias usam o ERP para integrar processos produtivos e administrativos, e citam o acompanhamento técnico como fator decisivo para o sucesso segundo levantamento da CNI.

6. Prepare o time: treinamento e comunicação aberta

Este é, na minha experiência, um dos pontos mais subestimados. Um time que não se sente parte do projeto tende a boicotar (consciente ou inconscientemente) o novo sistema. Incentive perguntas, reconheça possíveis dificuldades e treine de verdade – não só “mande um tutorial”.

• Promova treinamentos presenciais ou online, mas interativos
• Monte manuais rápidos, com exemplos do dia a dia da loja
• Deixe claro os ganhos: “agora emite NFe em um clique”, “estoque unificado em todos os canais”, etc.
• Crie um canal de dúvidas. Todo mundo ganha tempo.

Pessoa treinada sente orgulho do novo sistema. Pessoa mal treinada atrasa o projeto.

7. Teste intensivamente antes de parar o sistema antigo

Ensaiar todos os cenários possíveis faz toda a diferença. Em diversas migrações que acompanhei, os maiores problemas surgiram nos detalhes inesperados: um relatório com filtro antigo, um campo de cadastro com caractere estranho, um cálculo de imposto específico.

• Faça testes práticos: vendas, devoluções, emissão fiscal, geração de relatórios
• Valide integrações – do e-commerce a conciliação bancária
• Controle de estoque real: movimentações entre lojas, baixa automática, ajustes
• Simule o fechamento contábil e financeiro

Só autorize o corte do sistema antigo quando o novo estiver afiado de verdade.

8. Monitore, ajuste e evolua depois da virada

Nenhuma troca termina no “dia da virada”. As primeiras semanas revelam pontos de ajuste, então tenha em mente essa necessidade. Sistemas modernos, como os da WM10, permitem personalizar relatórios, configurar regras novas e melhorar integrações ao longo do tempo – aproveite isso.

• Anote dúvidas, reclamações e pedidos de melhoria de todos os usuários
• Mantenha reuniões de alinhamento nos primeiros meses
• Solicite adaptações ao fornecedor sempre que um gargalo real aparecer

Com esse cuidado, o novo ERP não só resolve velhos problemas, mas também prepara o terreno para que o negócio cresça.

Protegendo dados: como garantir segurança na migração?

Em um cenário de LGPD e ataques digitais crescentes, a segurança não pode ser esquecida nem por um segundo. Vejo muita gente preocupada só com “copiar tudo pro novo sistema”, mas os riscos para dados sensíveis são enormes.

• Exija criptografia para qualquer transferência de informações
• Defina perfis de acesso durante e após a migração – dados fiscais, por exemplo, não podem ficar expostos
• Elimine bases antigas assim que possível (de preferência, com o auxílio do suporte técnico do novo ERP)
• Mantenha backups de todas as etapas do processo

O suporte técnico experiente faz diferença em todo esse processo. Clientes da WM10, por exemplo, contam com acompanhamento direto em temas sensíveis como parametrização fiscal por UF, emissão de notas e conciliação bancária.

Sistemas integrados: o poder do omnichannel

Hoje, no varejo, integrar loja física e virtual virou quase obrigação. Já escrevi sobre isso na diferença entre ERP tradicional e ERP omnichannel. Só que, para aproveitar essa possibilidade, o ERP escolhido precisa ir além do “controle de estoque” e suportar:

• Sincronização automática de estoque e pedidos
• Atualizações fiscais corretas em multi-loja e multi-CNPJ
• Relatórios em tempo real para todas as filiais
• Personalizações para fluxos únicos do seu negócio

Omnichannel de verdade exige ERP preparado para integrar tudo, sem buracos.

A gestão multiloja centralizada é outra demanda forte para quem quer ganhar escala. Quanto menos sistemas e planilhas paralelas, menos erros e retrabalhos. E, claro, mais vendas.

Resultados visíveis: como avaliar o sucesso depois da migração?

No final, a troca só vale se render frutos claros. De acordo com um estudo da FGV de 2025, empresas que migraram para ERPs integrados ganharam em média 20% em ganhos de eficiência em processos e equipes.

Meu conselho: crie indicadores antes e depois. Alguns dos principais:

• Tempo de fechamento fiscal e contábil
• Diminuição de erros nas vendas (cancelamentos, retrabalho)
• Clareza em relatórios (financeiro, estoque, vendas, compras)
• Satisfação do time em relação ao novo sistema
• Adeus àquele “apagão” de dados da virada do mês

Além disso, não deixe de consultar conteúdos como o Guia ERP para redes de lojas ou as formas de automatizar rotinas no varejo usando ERP. Eles podem enriquecer muito seus próximos passos.

Conclusão: a troca de ERP como trampolim de crescimento

Ao longo dos anos, pude ver que cada projeto de migração é único, mas todos têm algo em comum: quando feito com planejamento, apoio qualificado e sistemas flexíveis, a empresa cresce, simplifica, economiza e enxerga possibilidades que antes nem cogitava.

Se você sente que sua solução atual ficou para trás, não adie mais. Imagine sair da arcaica planilha e dar um salto para a automatização real, omnichannel e governança fiscal sem tropeços. A escolha certa de ERP e a entrega de um projeto sério podem transformar não apenas a operação, mas a vida do gestor e da sua equipe.

Quer conversar sobre o cenário da sua loja, ver o que a WM10 ERP Omnichannel pode entregar e tirar dúvidas sem compromisso? Descubra como alcançar um novo patamar de controle e inovação clicando aqui: Saiba mais sobre a WM10 ERP Omnichannel.

Perguntas frequentes sobre migração de ERP

O que é uma mudança de ERP?

Mudança de ERP é o processo de sair de um sistema de gestão empresarial antigo para um novo, buscando melhorar integrações, relatórios, controles fiscais e operacionais. Costuma envolver planejamento, migração de dados e adaptação dos processos internos da empresa. O objetivo geralmente é apoiar o crescimento, corrigir gargalos e simplificar tarefas diárias.

Como planejar uma migração de ERP?

Recomendo começar identificando os principais problemas do sistema atual, definindo claramente os objetivos da troca e mapeando todos os dados necessários. Depois, selecione o novo sistema considerando suporte, integração e aderência às regras fiscais do seu setor. Monte um cronograma realista, foque em treinamento do time e realize testes práticos antes de desligar por completo o sistema antigo.

Quais os riscos ao trocar de ERP?

Os riscos estão ligados à perda ou inconsistência de dados, falhas nas integrações, impactos fiscais e até resistência interna dos usuários. Também há o risco de paralisação ou atrasos no atendimento, caso a transição seja mal planejada. Ter apoio técnico especialista e testes bem feitos reduz esses riscos drasticamente.

Quanto custa migrar para outro ERP?

Os custos variam bastante, dependendo do porte da empresa, da quantidade de dados a serem migrados, da complexidade fiscal e das integrações necessárias. Além do valor do sistema em si, normalmente há custos de implantação e treinamento. É importante enxergar o valor do novo sistema a médio e longo prazo. Plataformas como a da WM10, que centralizam vários processos, podem reduzir custos operacionais e retrabalho.

Vale a pena mudar de ERP agora?

Se seu atual sistema está “engessando” seu crescimento, se os relatórios não ajudam na tomada de decisão ou se você sente dificuldades com integrações e questões fiscais, trocar de ERP pode ser o passo que faltava para profissionalizar a gestão e atingir novos patamares, como mostra constantes relatos do setor varejista. O crescimento do seu negócio pode depender da coragem para modernizar a operação e da escolha de uma plataforma robusta, como a WM10 ERP Omnichannel.